Etiketa obchodní dopis od A do Z

Obsah:

Jiste jste nikdy nepřijde na mysl, říci šéfovi: „Dobrý den, příteli! Jak se máš? „Až na tech vzácných příležitostech, kdy jeho tvář a dostat se na hlave, a přítel, je to nevhodné. Zároveň se v průbehu úřední korespondence necháme ješte ambicióznejší Crash. Ale, víte, etikety obchodní dopis je nutné hledat pevné a mají dobrou povest. My Tear před vámi všemi závojů, které se skrývají pravdu a vysvetlit, jak správne komunikovat s obchodními partnery.



load...

Specifika obchodního vztahu

Chcete-li pochopit, jak psát dopisy do práce, je třeba vedet, co obchodní komunikace se liší od obvyklé. Jako každá jiná, zahrnuje výmenu informací a vnímání interakce mezi sebou navzájem. Ale hlavním rysem obchodní komunikace je, že neexistuje témeř žádná osobní složka. Například, v práci nebo v jakékoli veřejné organizace, jsme skoro neukázal jakékoliv příznačné rysy našeho charakteru není vtip, nekřičte, netančí, atd. … Naopak, dáme na maskou klidu, zdvořilého a obchodní človeka, který nemá proshibesh.

V obchodní komunikace není místo pro emoce. Nekterý z vašich partnerů, kolegy nebo zákazníky, nejsou splneny, pokud se náhle začnou plakat nebo skákat radostí. Ne, samozřejme, že nejste robot, ale neco se mu blíží. Alespoň máte, aby se zabránilo jasné a hluboké emoce.

Dalším rysem obchodní komunikace – to je nemožné zastavit, když budete chtít. To znamená, že se to stane i v bežném živote, například když mluvíte zeť nebo rodičů. Ale to je zcela nemožné odejít, pokud zákazník nebo obchodní partner má na neco zeptat v profesionální sféře. Také ignoroval jeho dopisy, zprávy a telefonáty – existuje riziko, že přijdou o práci poté. To je důvod, proč různé požadavky na volných pracovních míst se tak populární linky o stresu a pracovat jako tým, protože v podnikatelském prostředí musí čelit a vypořádat se všemi druhy lidí.



load...

V obchodní komunikaci je vždy cíl. V případe, že kuchyň s přáteli budete jen mluvit (i když za ne taky, jsou jejich potřeby), pak přijdete do práce s nekterými lidmi s pomerne jasnou představu. To může být diskuse o projektu, plánování organizace pro příštích šest mesíců, nebo cokoliv jiného. V souladu s tím, tento rys tvoří charakter obchodního sdelení: trvalý, „suché“, rychlé, jasné a bez odbočení. Alespoň, že to, jak veci fungují ve vetšine situací.

Celková etiketa obchodní psaní

Samozřejme, že psaný jazyk je velmi odlišný od verbální: tam nemůžete intonace akcenty. A pravidla etikety je v tomto případe mnohem víc – alespoň tak to vypadá v okamžiku, kdy se rozhodnete napsat obchodní dopis.

Meli bychom se také zmínit o papír. -Li dříve, když už mluvíme o dopisu, okamžite si představit, snehove bílé obálky, snížen do schránky, ale nyní se situace zmenila. Poštou jsou stále méne a méne, zatímco e-získává svou dynamiku. Nemeli bychom zapomínat, že papír na dopisy musí být naprosto čistý a není zmačkaný – je to otázka dobrého jména. Je žádoucí mít hlavičkové papíry s logem a telefonních čísel pro obchodní korespondence. Všichni krome titulní strana by mela být očíslovány.

Nicméne, bežná pošta je stále více používá, aby neposílali e-maily a posílat smlouvy a jiné obchodní dokumenty. Komunikace je dána na milost e-mailů. Mimochodem, pokud potřebujete rychle vyřešit jakýkoli problém, a vhodnou léčbu a vítání s každým opakované zprávy může být vypušten. Ale první písmeno v každém případe musí začínat návrhu takto: „Vážený pane Smith …“.

Písemne (zejména obchod) zvláštní význam gramotnost. Když jste práve mluvil s nekým, stačí vyhnout zámerne chyby řeči a drsnost, správne umístit přízvuk. V dopisu se rovnež může projevit všechny své mezery ve znalosti českého jazyka. Proto, pokud nemáte pocit jistoty ve svém vlastním gramotnosti, před odesláním dopisu lépe opet kontrolu gramatické chyby. Nezapomeňte napsat na začátek vety velkým písmenem a uspořádat interpunkční znaménka, protože bez toho, že je velmi obtížné pochopit význam zprávy. Používat mezery a tečky pro strukturování textu.

Mluví o stylu komunikace, nemeli bychom zapomínat, že Váš dopis na prvním míste, musí být „čitelné“. To znamená, že je vhodné, aby se zabránilo složité struktury multi-level a přebytečné slovo (pokud jste – právník, nebo že je nutné korespondence). Přinést živé příklady, zřeďte textové diagramy a grafy – to delá informací více intuitivní a přehledné. Jazyk obchodní korespondence, na rozdíl od obvyklé, často prosycen žargonu a klišé – to je etiketa normou.

Nuance obchodní korespondence

Výše jsme hovořili o obecném etikety obchodní korespondence. Nicméne, tam jsou rozmanité nuance popsány důstojnost není neco, co samostatný článek, ale celá kniha. Vybrali jsme pro vás nejoblíbenejší a důležité rysy obchodního dopisu. Prosím najít.

Struktura obchodního dopisu

Jako každá jiná, obchodní dopis má jasnou strukturu. Krome toho, že pokud je to obvykle dost se mohou značne lišit případ od případu a v závislosti na vaše přání, v oznámení služby má pomerne přísná pravidla pravopisu. Zároveň neexistuje jednotný standard, podle kterého vetšina z dopisů je vyrobena – obvykle mají svá vlastní pravidla každé společnosti. Nicméne, nabízíme nejvíce obecný rámec pro elektronickou registraci obchodní dopis, který bude mít význam v devadesáti procentech případů.

  1. „Cap“ písmeno odpovídající firemního stylu

    Pamatovat, trochu výše, jsme hovořili o potřebe každého podniku mít své pevné formy značky papíru? Totéž platí pro e-maily. Pokud stále neexistují, pak nabídnout tuto iniciativu nadřízených. Samozřejme, že oddelení technické podpory svého prokletí, ale dopis od vaší organizace bude vypadat pevnejší.

  2. Pozdrav

    Obchodní zpráva není nutne pozdrav jako takový (slovo „ahoj“ a „dobré odpoledne) – místo toho se doporučuje ihned kontaktovat příjemce jménem a příjmením. Nicméne, pokud interpersonální korespondence, ale který nese formální charakter, že by bylo vhodné, aby poprivestvovat svého partnera v prvním dopise.

  3. Hlavní obsah dopisu

    Tato část má nejvetší vysokou informační zátež: v nem otevřete účelu jejich zpracování. Tyto aspekty mohou být nekolik, v tomto pořadí, každá expozice musí začít s jedinou odstavci. Izolace je nezbytná vzhledem k tomu, že se na každé záležitosti, jako pravidlo, přijímat nezávislá rozhodnutí. Jako příklady lze uvést následující vetu: „ptát“, „oznámit“, „nabídka zvážení“, atd … Nezapomeňte, že vnitřní rozmery má i svou vlastní strukturu. Musíte k ospravedlnení požadavku naléhavosti, odhalit jeho obsah popsal očekávaný výsledek v případe, že uspokojivé odpovedi a formulují určité záruky pro adresáta.

  4. Sbohem

    Na rozdíl od bežného rozhovoru, v obchodních dopisech se nepoužívají přímé vzorce řeči. Účelem poslední veta je výrazem vztahu a hold zdvořilosti. Například, „S úctou“, „vše nejlepší“, „respekt“, „předem vdečný za odpoveď,“ atd. …

  5. Vlastnoruční podpis

    V nem své příjmení, jméno a příjmení, které pozici (případne s názvem oddelení), jakož i kontaktní telefonní čísla musí být uvedena. Bez toho, že je často velmi obtížné udržet v kontaktu s človekem. Mimochodem, je nyní k dispozici možnost elektronického podpisu. Jedná se o speciální soubor s textovým podpisem, že se automaticky připojuje na konci každé zprávy. Jeho použití je považováno za dobré forme ve velkých společnostech. Navíc, to může působit jako nenápadné reklamy ve vaší organizaci. Pokud mluvíme o velikosti, elektronický podpis by nemel být více než pet nebo šest řádků a přesáhnout částku sedmdesát znaků.

  6. Odkaz na webové stránky a logo organizace

    Jedná se o stejný Corporate Identity prvky, jako hlavičkový papír. Také, pokud si zaslat propagační nabídky nebo nabídky spolupráce, pak příjemci budou potešeni skutečností, že oni nepotřebují prohledávat celý Internet při hledání informací o firme.

Je třeba mít na pameti, že je to docela univerzální konstrukce se může lišit v závislosti na typu zprávy. Propagační stánek, dekuji, záručních a průvodních dopisů, pozvánek, oznámení, Vyúčtování, upomínky, Zprávy, varování a požadavky. Ale témeř všechny z nich použít tuto strukturu.

Velikost e-mailu je stanovena pravidla etikety zcela jasne: jako pravidlo, musí být menší než dvojnásobek než rukou. Chcete-li odeslat velké množství informací v textu dopisu je lepší dát krátký doprovodný text a celou záležitost zbytek jako samostatnou přílohu. V případech, kdy to má velké množství více než jeden megabajt, cíl lépe o to, aby varoval – ne všechny společnosti platit za neomezený přístup k internetu.

Odpoveď na zprávu

Asi jste si všimli, že při stisku „A“ ( „Odpoveď“) při odesílání zpráv k tématu odpoveď dopisu se objeví částic „Re …“. To pomůže vaší příjemce pochopit zprávu o tom, co jste řekl. Textový předchozí korespondenci se zobrazí v okne. Umýt, nebo uložit – to je otázka.

To vše závisí na tom, jakou úroveň formálnosti má korespondenci. Jednoduše řečeno, pokud jste chatování s přítelem nebo jinou osobou, s nimiž volitelnou velmi formální styl, můžete odstranit přebytek, takže řádek, který umožňuje pochopit, co se deje mluvit. Pro vetší pohodlí, můžete také rozdelit dopis stejných uvozovkách a v rámci každé z nich, aby svou odpoveď. V případe, že korespondence má být ve všech formalit, ušetříte jeho obsah neporušený.

řeč vzorec

Jak můžete videt, obchodní dopisy témeř zcela postaven na všemožných klišé a stereotypů – stabilní exprese, což ukazuje určitý jev. Velmi užitečné mít po ruce „prasátko“ v techto stejných vzorců, které lze kombinovat mezi sebou a psát dlouhé dopisy v poloautomatickém režimu. O povinném pozdravu jsme psali výše, takže jsme se obrátit na méne se vyskytující, ale stejne důležité myšlenky.

  • Vyjádřením lítosti: „S politováním vám informovat …“ „Bohužel, nemůžeme přijmout …“ „K mé lítosti, máme před sebou …“;
  • Chvála: „Dekuji vám za …“ „Dej mi vyjádřit svou vdečnost k vám …“, „Vzhledem k tomu, svůj obrovský přínos pro …“ „Protože jsou předními odborníky ve svém oboru,“ „Dekuji vám za …“;
  • Pozvání, zdůraznil pozitivní emoce: „Byli bychom rádi, že slyším od vás …“ „Prosím, přijmete naše pozvání, a doufáme, že budete mít čas …“ „Je nám ctí nabídnout ….“ „Jsme rádi, že Vás pozvat … „;
  • Finální veta: „Doufáme, že pro další spolupráci,“ „Tešíme se na Vás nové myšlenky“, „vyjadřuje své přesvedčení, že tento problém bude vyřešen v blízké budoucnosti“, „Přejeme vám mnoho úspechů“;

Doba odezvy na e-maily

Takže jste zprávu a stále žádná odpoveď odeslána. Je logické, že začnete se obávat, zda příjemce obdržel vaši zprávu. Aby se předešlo této nepříjemné situace v budoucnu, použijte volbu „potvrzení“, díky které budou automaticky odesílány potvrzení, že vaše zpráva byla prohlédnuta. Buď zadat řetezec s žádostí, aby tak učinily v textové zpráve. Alternativní způsob kontroly je také jednoduchá volání do vlastních rukou adresáta s dotazem o doručení dopisu.

Obecne platí, že v souladu s normami obchodní komunikaci odpovedi Etika by se nemely odkládat na dobu delší než dva dny. Pokud budete potřebovat více času, pak byste meli informovat svého partnera korespondenčne. A samozřejme, nezapomeňte, že odpoveď by všechny e-maily (snad s výjimkou zřejmého spamu) – zárukou vašeho podnikání povest.

Jakékoli pravidlo předpokládá určitou sociální uspořádání, které usnadňuje účastníkům komunikovat jejich interakci. Ale neznalost techto pravidel může přinést spoustu problémů korespondenčne partnerů. Proto vytisknout tento článek a povesit ho na monitoru – a velmi brzy se všemi našimi kloubových normy samy budou zahrnuty do vašeho vedomí, již přinese nepříjemnosti.


load...